Herramientas básicas de computación y comunicación
Tipos de comunicación
La
comunicación es la clave para el éxito de cualquier negocio. A menos
que los potenciales clientes y consumidores sepan que existe su
negocio, no contarán con la información necesaria para contactarse con
usted o comprar sus productos. Si saben de la existencia de su
negocio, deben poder contactarse con usted fácilmente.
Existen dos tipos esenciales de comunicación: externa e interna.
- La comunicación externa busca al consumidor para informarle de la existencia de su producto o servicio y para explicarle por qué debe comprar. Este tipo de comunicación incluye catálogos, diversas formas de publicidad, cartas publicitarias, llamadas telefónicas, sitios Web y cualquier otro esfuerzo para informar a los consumidores sobre su existencia.
La
imagen desempeña una función vital en la comunicación externa. Su
logotipo debe representar quién es usted; el membrete de su papelería
debe ser una herramienta de venta; sus llamadas telefónicas deben
reflejar una actitud profesional.
- La comunicación interna es esencial para atraer y retener al personal talentoso. Usted debe dirigir su empresa mediante la comunicación coherente de este mensaje; debe motivar a su personal valiéndose de distintas formas de comunicación, entre las que se cuentan premios, boletines informativos, reuniones, llamadas telefónicas y sesiones formales e informales de análisis.
Una
comunicación eficaz requiere de herramientas y planificación. En esta
sesión analizaremos esas herramientas, al igual que las pautas de
planificación, destinadas a facilitar la aplicación de este elemento
clave para su negocio: la comunicación.
El siguiente análisis se dividirá en 1) herramientas básicas de comunicación; 2) computadoras; y 3) Internet.
Herramientas básicas de comunicación
Las
herramientas específicas que se pueden usar para fines comunicativos
son teléfonos, máquinas de fax y asistentes personales digitales (APD).
Las diferencias entre uno y otro aparato son cada vez menos evidentes.
Por ejemplo, un teléfono puede ahora incluir todas las funciones de
un APD y también ofrecer acceso a correo electrónico e Internet. Sin
embargo, en este análisis puntual, cada aparato se presentará como una
entidad independiente.
- Teléfonos
Existen
muchos tipos de teléfonos y sólo usted podrá determinar qué tipo o
tipos o combinación de ellos será el adecuado para usted.
Incluso
el teléfono tradicional que tiene en su oficina ofrece variadas
opciones. Debería comenzar a operar con una línea exclusiva para su
negocio como mínimo. Esta línea debe poder recibir mensajes en caso de
no ser respondida personalmente.
Por
su parte, el teléfono inalámbrico se está volviendo una necesidad.
Con este tipo de teléfono, podrá evitar las llamadas perdidas. Las
características necesarias para este tipo de teléfono dependen
totalmente de usted y sus necesidades. Al suscribir un contrato con la
mayoría de las compañías telefónicas, le darán el aparato telefónico
básico en forma gratuita; de lo contrario, puede conseguir un modelo
que reciba correos electrónicos, almacene su lista de contactos,
mantenga su calendario y le permita disfrutar de juegos interactivos.
Son
muchas las características a partir de las cuales puede elegir un
teléfono tradicional o celular; como por ejemplo, llamada en espera,
transferencia de llamadas, posibilidades de conferencias telefónicas y
correo de voz. También son muchos los planes y las compañías
disponibles entre los que puede escoger los adecuados. La competencia
ha ampliado el rango de opciones de características populares y
patrones de uso, con lo que los aparatos telefónicos se han vuelto muy
eficaces en función de los costos. Haga preguntas respecto de sus
necesidades específicas antes de escoger una compañía telefónica y un
plan. Al cambiar sus necesidades y el uso que da al teléfono, no dude
en solicitar información o planes que satisfagan mejor sus nuevos
requerimientos.
- Consejos relativos a teléfonos
Es
importante asignar al teléfono la categoría de una herramienta
comercial valiosa. Grabe un mensaje en su correo de voz que informe que
devolverá la llamada y luego revise permanentemente su correo de voz a
fin de devolver las llamadas a la brevedad.
Disponga
de líneas independientes para su teléfono comercial y personal. No
permita que los miembros de su familia contesten ni utilicen la línea
comercial. Instale todas las líneas telefónicas adicionales que
requiera antes de iniciar sus operaciones.
Por
lo general resulta más aconsejable contar con un sistema remoto de
respuesta (correo de voz) que usar una contestadora. El correo de voz
es confiable, de costo conveniente, accesible desde cualquier lugar y
proyecta una imagen comercial de mayor profesionalismo.
La
necesidad de disponer de un número 800 se está tornando menos urgente
en vista de que las tarifas de larga distancia son menos costosas.
Considere
la posibilidad de utilizar un audífono o cintillo, tanto para el
teléfono inalámbrico como para los celulares. Estos aparatos facilitan
el movimiento, son más seguros y ofrecen una muy buena resolución de
sonido.
Al
dejar mensajes telefónicos, mencione claramente su nombre y su número
de teléfono, tanto al comienzo como al final del mensaje.
Respete
las normas de protocolo al usar un teléfono celular. La cortesía
comercial incluye evitar que lo interrumpan llamadas telefónicas
durante una reunión o un almuerzo de negocios.
- Localizadores
Existen
muchos tipos de localizadores: aquellos que sólo reciben mensajes
numéricos; los que ofrecen características de voz y texto; los que
incluyen mensajes de entrada y salida; y aquellos que pueden recibir y
en ocasiones enviar correos electrónicos. Los modelos actuales tienen
distintos colores y tamaños, de manera de satisfacer todas sus
necesidades.
Algunos
de estos aparatos operan sobre la base de redes de localización,
presentan características de APD, le permiten recibir y responder
mensajes de correo electrónico y los modelos más recientes incluyen un
teléfono celular. Uno de los factores clave para su decisión sobre el
tipo de aparato que usará es la cobertura geográfica que necesita. Esta
cobertura puede ser sólo nacional o internacional, en su más amplio
espectro. Las tarifas por este servicio aumentan conforme aumenta la
cobertura.
- Consejos relativos a localizadores
Utilice
el localizador sobre la base de las mismas normas de cortesía que
utiliza el teléfono celular. Mantenga su localizador en modo
“vibración” cuando se encuentre en reuniones de negocios. No hay nada
más molesto que un localizador que comienza a sonar en medio de una
importante conversación.
Si
utiliza un localizador con teléfono celular, puede controlar estas
interrupciones. Lo más importante es que dé un uso realista a este
localizador, es decir, que quienes lo llaman estén conscientes que
usted devolverá la llamada a la brevedad y no necesariamente al momento
de haber recibido el mensaje.
- Máquinas de fax
Esta
decisión implica optar por adquirir una máquina de fax sencilla o un
modelo “todo incluido” que no sólo envía y recibe faxes, sino que
también funciona como impresora y escáner. Su decisión se deberá basar
en su presupuesto y restricciones en términos de espacio disponible.
Por lo general, mientras más sencillo sea el modelo, menos problemas
tendrá con él.
Es
importante contar con el máximo de memoria posible en su máquina de
fax. Esta característica le permite enviar documentos a una velocidad
mayor que al momento de imprimir. Sólo cuando se ha llenado la memoria,
la velocidad disminuirá al nivel de impresión.
Algunos
proveedores le ofrecerán un número de fax que funciona con su sistema
de correo electrónico. El sistema de recepción de fax operará igual que
si se utilizara una máquina de fax tradicional, pero usted recibirá
la comunicación como un adjunto de correo electrónico. Esta
característica puede resultar muy útil para aquellas personas que
viajan con frecuencia y que no siempre están cerca de una máquina de
fax.
- Consejos relativos a máquinas de fax
Utilice
una carátula adecuada para su empresa. Recuerde que se trata de
comunicación externa que refleja su imagen y la operación de su
negocio.
Utilice una línea telefónica dedicada independiente para su máquina de fax.
Computadoras
Una computadora constituye una herramienta de precio tan accesible que ya no debe ser considerada opcional en su empresa.
El
siguiente análisis se centra en tres modelos básicos: PC de
escritorio, PC portátil y asistentes digitales personales, y en el
software que utilizan para operar.
PC
de escritorio: éste es el tipo más común de computadora, es decir, el
que se instala para funcionar en su oficina. Esta computadora incluye
una unidad central de procesamiento, un monitor, un módem, una unidad
de CD-ROM, una unidad de disquete y una impresora. También se debe
considerar algún tipo de almacenamiento de copias de seguridad, como es
el caso de una unidad Zip o un lector/quemador de CD.
La
oferta de precios de sistemas computacionales es muy amplia. Por lo
tanto, el único consejo que puede resultar conveniente es adquirir el
modelo mejor y más rápido que pueda costear. Dada la gran velocidad a
la que avanza la tecnología, cualquiera sea el modelo que usted
adquiera, dentro de poco quedará obsoleto. Afortunadamente, esto no
quiere decir que la computadora que usted compre no podrá satisfacer
sus requerimientos comerciales por un período mucho mayor.
PC
portátil: tal como lo dice su nombre, ésta es una computadora
portátil. Se trata de una sola unidad que contiene una combinación de
las características que ofrece una computadora de escritorio. Por lo
general no incluye impresora, de manera que deberá adquirirla como un
accesorio adicional. Otra opción es adquirir una estación de atraque
que le permitirá conectar su PC portátil a una unidad en su oficina,
con lo que podrá utilizarla como la unidad central de procesamiento, al
mismo tiempo que utiliza un monitor más grande y un teclado de tamaño
convencional.
Las
PC portátiles tienden a ser un poco más costosas que las computadoras
de escritorio, sin embargo, si usted viaja con frecuencia y requiere
de una computadora, vale la pena hacer esta inversión. Una vez más, es
recomendable adquirir el mejor modelo que pueda pagar.
Asistentes
personales digitales: las computadoras de bolsillo o asistentes
personales digitales (APD) se están haciendo cada vez más populares.
En rigor, existen dos versiones de estas unidades: 1) las que usan el
sistema operativo Palm Pilot y 2) las que usan el sistema operativo
Microsoft Pocket PC. Estas unidades le permiten sincronizar sus
elementos organizacionales clave con su computadora. En un paquete muy
pequeño puede ingresar toda su lista de contactos, su calendario y una
lista de cosas por hacer. Muchas de estas unidades también le permiten
recibir y responder correos electrónicos en forma inalámbrica o
transmisión con módem. ¡Siempre lo podrán ubicar!
Software:
el software que usted adquiera será clave para hacer de su computadora
un asistente de productividad. El sistema operativo, ya sea PC o
Macintosh, deberá cargarse en el sistema. Muchos paquetes de software
se instalan en el sistema al momento de la compra del equipo. Como
mínimo, usted debe disponer de lo necesario para procesar textos, hojas
de cálculo y presentaciones.
Por
otra parte, debe considerar un software de finanzas y contabilidad que
se ajuste a su negocio específico. Recuerde que muchos paquetes de
software de contabilidad/mantenimiento de libros no corresponden a
sistemas de partida doble, por lo tanto se deben registrar las partidas
con cuidado.
Productos
auxiliares: son muchos los productos que pueden usarse en forma
conjunta con su computadora para potenciar la funcionalidad e imagen
de su negocio. Estos productos también requieren de un software
especialmente diseñado para facilitar su uso.
- Cámara digital: una fotografía tomada con este tipo de cámara puede cargarse directamente a su computadora y ser útil para una cantidad de fines. Entre los usos de la cámara digital están fotografías de bienes raíces, catálogos de productos, fotografías que acompañen un currículum vitae y muchas más.
- Escáner: si tiene una copia impresa de algún documento y desea incluirlo como parte de un documento digital, puede crear una imagen digital al escanear la copia impresa con este equipo. En términos generales, mientras más alto el precio del escáner, mejor será la resolución de la imagen.
- Transmisión inalámbrica: le permite comunicarse con otros aparatos equipados con la misma característica. El hecho de sólo apuntar el aparato hacia otro, sin necesidad de perder tiempo buscando el cable y los conectores, resulta muy atractivo y tiene muchos resultados productivos.
- No ignore la importancia de hacer copias de seguridad externas de los programas individuales que se utilizan en su empresa. Las copias de seguridad comúnmente se almacenan en CD o en discos Zip, sin embargo, también existen servicios proporcionados en Internet que facilitan este proceso.
Internet
Internet
se ha convertido en una importante herramienta de negocios. Puede
utilizarse a nivel básico, para enviar y recibir correos electrónicos y
para investigar, y a un nivel más amplio, puede utilizarse como canal
de venta de productos y servicios.
Para
tener acceso a Internet, necesita un explorador. El explorador es un
software. Los dos principales exploradores del mercado son Microsoft
Internet Explorer y Netscape Navigator.
Una
vez que disponga de su explorador, debe tener acceso a Internet. Esto
debe hacerlo a través de un Proveedor de servicios de Internet (ISP).
Estos proveedores se diferencian por los tipos de servicio que
ofrecen, sin embargo todos incluyen correo electrónico. Si desea contar
con un conjunto amplio de características, debe optar por America
Online o MSN. Si ya tiene más experiencia en el acceso a Internet y el
trabajo en un entorno que supone un mayor conocimiento de su parte, un
ISP como AT&T o Earthlink puede resultar útil para sus necesidades.
Al igual que con otras formas de comunicación, la oferta de planes y
precios es muy amplia.
Usted
es quien decide cómo utilizar Internet en su empresa. Tal vez aún no
esté listo para comercializar sus productos en Internet, pero sí puede
estar interesado en desarrollar un sitio Web o una página principal que
informe al público lo que usted hace. Por otra parte, puede utilizar
Internet como su principal canal de ventas. Simplemente recuerde, la
estructura base ya existe, necesita productos y servicios que la gente
requiera; debe atraer al público a su sitio Web para darle la
posibilidad de adquirir estos productos y servicios en su empresa; debe
convencer a los consumidores de comprar sus productos; necesita un
lugar donde almacenar sus productos; y debe tener una forma para
hacerlos llegar al cliente.
Referencia:
